Wie Sie Geschäftsprozesse mit Microsoft 365 effizienter gestalten

Office 365 heißt jetzt Microsoft 365. Anwender erhalten damit Komplettpakete, die zusätzlich zu den klassischen Office-Anwendungen cloudbasierte Dienste, intelligente Sicherheit und Onlinedienste umfassen. Das geht bis hin zu komplett virtuellen Arbeitsplätzen aus der Cloud.

Mit diesen Komplettpaketen will Microsoft Nutzern ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Dazu lassen sich zum Beispiel Kommunikationsanwendungen in die Kommunikationsplattform Teams integrieren. Zudem enthält Microsoft 365 zahlreiche Apps und Tools, damit Benutzer wie Administratoren produktiver arbeiten können

Wie Microsoft kleine und mittlere Unternehmen adressiert

Für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Anwendern kommen die drei Microsoft 365-Business-Pläne

• Basic,
• Standard,
• Premium sowie
• Microsoft Apps for Business

infrage. Letzteres richtet sich an Organisationen, die für einen Teil ihres Personals primär die Office-Programme zur lokalen Installation benötigen. Nutzer von Business Basic können die wichtigsten Microsoft-365-Cloud-Services direkt aus der Cloud nutzen und benötigen dazu keine lokale Installation auf einem PC.

Welche Pakete sich an Großunternehmen richten

Für Großunternehmen sind die Microsoft-365-Enterprise-Pläne konzipiert, da sie für eine

• unbeschränkte Nutzerzahl ausgelegt sind und
• deutlich mehr Verwaltungswerkzeuge bereitstellen.

Dazu zählen die Pläne E1, E3 und das All-Inclusive-Paket E5. Hinzu kommen Microsoft 365 Apps for Enterprise, das die Desktop-Anwendungen bündelt, sowie die F3-Variante für Personal ohne eigenen Büroarbeitsplatz. Es verwendet die Apps mit mobilen Endgeräten.

Sie sind unsicher, ob für Sie ein Business- oder Enterprise-Plan sinnvoll ist und können sich nicht zwischen den einzelnen Paketen entscheiden? Unser Leitfaden bietet Ihnen eine Orientierungshilfe.

Wie Microsoft 365 vernetztes Arbeiten erleichtert

Microsoft 365 erweitert die vertrauten Office-Anwendungen um Werkzeuge für eine bessere Zusammenarbeit. So stellt Microsoft Teams allen Mitarbeitern die jeweils passenden Kommunikationswerkzeuge wie Einzel- und Gruppenchats, Projektarbeitsräume oder Videokonferenzen gebündelt in einer App zur Verfügung. Aufgaben und Projekte koordinieren Anwender über Teams-Kanäle, Microsoft Planner und Microsoft To-do. Teams dient dabei als zentrale Kommunikationsplattform: Projektgruppen können dort den Projektfortschritt dokumentieren, alle Dateien dazu sammeln und diese zum Beispiel aus Teams heraus öffnen und gemeinsam bearbeiten. Anwender erhalten zudem die Möglichkeit, zusätzliche Apps in die Teams-Oberfläche zu integrieren, um beispielsweise nahtlos auf Daten und Informationen aus anderen Anwendungen zugreifen zu können.

Je nach Enterprise-Paket können Großunternehmen darüber hinaus Microsoft Stream für Webinare, Schulungen und Video-on-Demand-Dienste nutzen. Außerdem stehen ihnen Microsoft Sway für interaktive Berichte und Präsentationen zur Verfügung. Hinzu kommen Viva Connections und Microsoft Yammer für die Intranet-Plattform und Teams Telefon, eine Telefoniesoftware aus der Cloud. Letztere ist als Add-on auch für die Business-Varianten erhältlich.

Wie Sie mit Microsoft 365 den sicheren Fernzugriff regeln

Damit der Fernzugriff auf die Firmendaten nicht zur Sicherheitslücke wird, sollte die IT-Abteilung regelmäßig die Security- und Compliance-Richtlinien an aktuelle Gegebenheiten anpassen. Das ist notwendig, damit die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden sowie Mitarbeiter, Daten und Geräte vor Hackerangriffen geschützt sind. Mit Microsoft 365 kann der IT-Administrator detaillierte Regeln und Berechtigungen dafür festlegen

• welche Nutzer
• mit welchen Geräten
• von welchem Ort
• mit welchen Sicherheitsvorkehrungen (zum Beispiel Multifaktor-Authentifizierung)
• auf welche Applikationen

zugreifen dürfen. Eine Software für die Zugriffskontrolle überwacht die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien.

Alle Microsoft-365-Varianten für Geschäftskunden zum Download
Überblick über die Microsoft-365-Business-Varianten

Welche Vorzüge Microsoft 365 Business Premium bietet

Microsoft 365 Business Premium wird als einziges Business-Paket mit dem Betriebssystem Windows 10 bereitgestellt. Administratoren können die Endgeräte zentral unter dem Enterprise Mobility Management (EMS) mit Microsoft Intune verwalten. So ist es auch möglich, neue Endgeräte direkt vom Hersteller an den Anwender zu versenden. Hat sich der Anwender mit dem Gerät bei Microsoft 365 angemeldet, konfiguriert Intune Autopilot dieses automatisch aus der Cloud heraus und installiert zudem die dafür vorgesehene Software.
Business Premium bietet außerdem mit Defender für Windows 10, Office 365 Advanced Threat Protection und Security Richtlinienmanagement erweiterte Sicherheitsfunktionen für Windows 10.

Wie Sie Workflows mit den Services der Microsoft Power Platform automatisieren

Mit den Microsoft-365-Enterprise-Paketen stehen Usern und Administratoren zusätzliche Kommunikationsanwendungen, das Azure Active Directory, erweiterte Funktionen für das Identitätsmanagement und zahlreiche weitere Sicherheitsfunktionen zur Verfügung. Bemerkenswert sind darüber hinaus die Tools der Microsoft Power Platform. Mit Microsoft Automate lassen sich beispielsweise Arbeitsprozesse über Anwendungen und Cloud-Dienste hinweg automatisieren und prozesssicherer, einfacher und papierlos gestalten. Dank Power Automate können Inhalte aus verschiedensten Quellsystemen auf allen Endgeräten übersichtlich angezeigt und bearbeitet werden. Mit Hilfe von Power BI lassen sich interaktive Reports und Dashboards gestalten, die es Mitarbeitern ermöglichen, Informationen aus Daten herauszufiltern. Mit den Tools der Microsoft Power Platform können sogar eigene Chatbots für die Website oder das Intranet kreiert werden.

Wann Sie zum All-Inclusive-Paket greifen sollten

Microsoft 365 Enterprise E5 richtet sich an Großunternehmen, die ihre Telefonie vollständig in Microsoft Teams integrieren möchten und eine granulare Identitäts- und Zugriffsverwaltung sowie eine tiefgreifende Information-Protection-Lösung  benötigen. Administratoren bekommen damit Tools für eine umfassende Security-Überwachung und -Analyse an die Hand. Zudem können sie die intelligenten Funktionen für das Compliance- und Risikomanagement der integrierten Compliance Suite nutzen.

Wie Sie Ihren maßgeschneiderten Microsoft-365-Plan entwickeln

Um bei den vielfältigen Apps und Funktionen keinen Wildwuchs zu verursachen, sollten Sie strategisch vorgehen und sich nach einer Ist-Analyse darüber im Klaren sein, mit welchen der Microsoft-365-Planungstools, Automatisierungsmechanismen oder Datenanalysen Sie welche Ziele umsetzen möchten. Auch bei Microsoft 365 Business lassen sich Add-ons wie Services der Microsoft Power Platform hinzubuchen. Für Business-Premium-Kunden stehen als Add-ons zudem Azure Virtual Desktops sowie Teams Telefon zur Verfügung.

So finden Sie das richtige Paket für Ihr Unternehmen

Sie sehen: Microsoft 365 bietet unterschiedlichste Funktionen zu unterschiedlichen Preisen. Welches Paket ist nun aber das richtige für Ihre Bedürfnisse? Damit Sie den Überblick im Paket-Dschungel behalten, haben wir für Sie einen Leitfaden erstellt, der Ihnen die Entscheidung erleichtert. Sie beantworten lediglich ein paar Fragen zu Ihren Anforderungen und erhalten am Ende eine Paket-Empfehlung:

Kostenlose Webinare zu Microsoft 365:
Grundlagen und Übersicht über Microsoft 365
Microsoft 365 Endpoint Manager und Autopilot
Modern Workplace mit Microsoft 365

Tags: MicrosoftMicrosoft 365

— Redaktion

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