E-Mail-Archivierung – Mehrwert für Unternehmen

Aus dem geschäftlichen Umfeld ist sie nicht mehr wegzudenken: die Kommunikation via E-Mail. Zahlreiche Nachrichten treffen täglich in unseren Postfächern ein. Das Problem dabei? Die Verwaltung bedeutet für Mitarbeiter meist einen großen Zeitaufwand. Denn E-Mails müssen so archiviert werden, dass Sie jederzeit wieder auffindbar sind. Gesetzliche Regelungen verschärfen diesen Aufwand nur noch weiter. Der Überblick geht leicht verloren. Abhilfe schafft eine gute Archivierungssoftware, die eine Verwaltung der Nachrichtenflut stark vereinfacht.

Sie wollen sich nicht mehr mit zeitraubenden und kostenintensiven Verfahren auseinander setzen, um versehentlich gelöschte E-Mails wiederherzustellen oder alte Nachrichten wiederzufinden? Das ist verständlich. Um die E-Mail-Verwaltung innerhalb eines Unternehmens so einfach wie möglich zu gestalten – und alle gesetzlichen Regelungen zur Langzeitspeicherung zu befolgen – wird eine passende Archivierungssoftware benötigt. So sparen Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Gesetzliche Regelungen einfach erfüllen

Das Modul MailDepot von REDDOXX ist eine umfassende E-Mail-Archivierungssoftware, die sich sowohl für den Einsatz in kleinen, als auch großen Unternehmen eignet. Die Anwendung speichert und verwaltet die eingehenden E-Mails, wodurch den Benutzern ein komplettes Archiv mit allen Verwaltungsfunktionen zur Verfügung steht. So können gesetzliche Auflagen für die Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten ganz leicht und mit wenig Zeitaufwand erfüllt werden.

Die Strukturierung und Klassifizierung der Nachrichten ist ein wesentlicher Bestandteil der E-Mail-Archivierungssoftware MailDepot. Durch den Aufbau einer klaren Struktur lassen sich Kategorien erstellen und E-Mails einfach einordnen. Die vollautomatisierte Zuordnung trägt zur einfachen Wiederauffindbarkeit der Nachrichten bei und unterstützt das Unternehmen bei der Sicherung von steuerrelevanten Daten. Im Falle einer Betriebsprüfung haben Sie alle wichtigen Unterlagen dank MailDepot einfach zur Hand.

Weniger Zeitaufwand für die E-Mail-Archivierung – weniger Belastung

Damit bestimmte E-Mails in diesem Nachrichtenspeicher leicht identifiziert werden können, steht Nutzern bei MailDepot eine Suchen-und Finden-Funktion zur Verfügung. Dabei werden intelligente Suchalgorithmen genutzt, wobei diese auf einer automatischen Indizierung beruhen. Selbst Anhänge können auf die gewünschten Begriffe hin durchsucht werden. Die richtige E-Mail findet man so garantiert.

Die TÜV-geprüfte Software MailDepot entlastet Nutzer erheblich. Keine langen Suchvorgänge mehr, wenn eine ältere E-Mail dringend benötigt wird. Keine langen Archivierungsvorgänge mehr, wenn bestimmte E-Mails aufbewahrt werden müssen. Die E-Mail-Archivierungssoftware MailDepot erledigt diese Vorgänge automatisiert und deckt so die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails ab. Einfacher kann man die E-Mail-Archivierung nicht abwickeln.